Checklista dokumentów do pogrzebu

Dokumenty zależą od tego, czy chodzi o pochówek w Polsce, rejestrację zgonu czy przewóz przez granicę. Przy zwykłym pochówku w Polsce podstawą jest karta zgonu dla administracji cmentarza.

Pochówek w Polsce

Lekarz lub inna osoba wskazana w ustawie stwierdza zgon i wypełnia kartę. Część przeznaczoną dla administracji cmentarza przekazuje się przy pochowaniu. Zawiera ona adnotację o zarejestrowaniu albo zgłoszeniu zgonu.

Karta dla administracji cmentarza może być przyjęta z adnotacją o zgłoszeniu, jeśli zgonu nie dało się zarejestrować w dniu zgłoszenia. Sam pochówek co do zasady wymaga jednak karty z adnotacją o zarejestrowaniu zgonu. Gdy rejestr był niedostępny, a zgonu nie zarejestrowano tego dnia, zgłaszający składa administracji cmentarza odpis aktu zgonu niezwłocznie po jego otrzymaniu.

Ustawa przewiduje wyjątek dla dziecka martwo urodzonego, dla którego kartę zgonu sporządzono na wniosek osoby uprawnionej do pochowania. W takim przypadku do pochowania nie jest wymagana adnotacja o zarejestrowaniu zgonu.

Jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie, że przyczyną zgonu było przestępstwo, oprócz karty potrzebne jest zezwolenie prokuratora. Art. 8 ust. 1 wskazuje kartę zgonu jako dokument potrzebny do pochowania. Dowód osobisty zmarłego nie należy do wymaganych załączników.

Zgłoszenie zgonu i akt zgonu

Akt zgonu sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego na podstawie karty zgonu i protokołu zgłoszenia. Zgłoszenia dokonuje osoba lub podmiot uprawniony do pochowania wskazany w art. 10 ust. 1, a w określonych przypadkach inny podmiot wymieniony w ustawie.

Karta zgonu, protokół zgłoszenia i akt zgonu pełnią różne funkcje. Więcej o nich przeczytasz w hasłach Karta zgonu i Akt zgonu.

Zgon w domu, w szpitalu i za granicą

Ustawa o cmentarzach nie ustanawia osobnego zestawu dokumentów pochówku dla zgonu w domu i w szpitalu. Sposób odbioru ciała ustal z osobą lub placówką, która stwierdza zgon.

Przy przekraczaniu granicy dochodzą dokumenty zależne od kierunku:

Dokumenty i zezwolenia do sprowadzenia oraz wywozu opisują hasła Sprowadzenie zwłok z zagranicy i Wywóz zwłok z Polski. Do prochów przepisy o przewozie stosuje się odpowiednio.

Kto organizuje pochówek

Ustawa o cmentarzach wskazuje osoby uprawnione do pochowania: członków rodziny, osoby dobrowolnie zobowiązujące się do pochowania oraz określone organy i instytucje (art. 10 ust. 1). Więcej o wyborze osoby organizującej pochówek przeczytasz w haśle Kto ma prawo pochować zmarłego.

Jak skompletować dokumenty

Przed złożeniem dokumentu sprawdź, do jakiego urzędu lub cmentarza ma trafić i jaki etap ma potwierdzać. Karta zgonu, akt zgonu i pozwolenie na przewóz pełnią różne funkcje. W szczególności nie przekazuj administracji cmentarza przypadkowego dokumentu tylko dlatego, że zawiera dane zmarłego; potwierdź, że chodzi o właściwą część karty albo wymagane zezwolenie.

Przy zwykłym pochówku w Polsce przygotuj kartę zgonu w wersji przeznaczonej dla administracji cmentarza. Sprawdź adnotację o rejestracji albo zgłoszeniu zgonu. Jeśli urząd nie mógł zarejestrować zgonu tego samego dnia, ustal, czy później trzeba dostarczyć odpis aktu zgonu. Przy dziecku martwo urodzonym sprawdź wyjątek dotyczący karty i zaświadczenia. W sytuacji podejrzenia przestępstwa uwzględnij zezwolenie prokuratora.

Przed wizytą w USC zapytaj, kto może zgłosić zgon i jakie dokumenty należy okazać. Dokumenty dotyczące zgłoszenia zgonu nie zastępują karty potrzebnej cmentarzowi. Po sporządzeniu aktu zapytaj, ile odpisów rodzina chce uzyskać do dalszych spraw; wymagania innych instytucji mogą się różnić.

Przy transporcie przez granicę nie kupuj biletu ani nie ustalaj ostatecznej daty przewozu, dopóki urząd, konsulat i przewoźnik nie potwierdzą dokumentów. Zapisz osobno, kto występuje o pozwolenie, kto zaświadczenie konsula i kto składa dokumenty w państwie docelowym. Dla zwłok i urny mogą być różne listy, a w przypadku tranzytu znaczenie ma kraj, z którego przewóz ma się rozpocząć.

W teczce ułóż dokumenty według odbiorcy: USC, administracja cmentarza, urząd lub konsulat odpowiedzialny za przewóz, a następnie pracodawca, ZUS, bank i inni dostawcy. Do każdej sprawy dołącz krótką notatkę z nazwą instytucji, datą kontaktu i informacją, czy oddano oryginał czy kopię. Pełny zestaw zależy od miejsca zgonu i planowanego pochówku, dlatego listę uzupełnij wskazówkami konkretnej instytucji.

Przed wizytą sprawdź godziny przyjęć i sposób składania dokumentów, a po wizycie zanotuj, co urząd zatrzymał. Jeśli dokument ma wrócić do rodziny, zapytaj, kiedy i w jaki sposób go odebrać. Przy składaniu wniosku przez inną osobę potwierdź, czy instytucja wymaga pełnomocnictwa. Dzięki temu teczka pozostanie aktualna, a rodzina będzie wiedziała, gdzie znajduje się każdy oryginał.