Akt zgonu — gdzie zgłosić zgon i jak dostać odpis

Akt zgonu sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego (USC) po zgłoszeniu śmierci. Zgon zgłasza się w USC właściwym dla miejsca zgonu albo znalezienia zwłok — nie według adresu zameldowania. Osoba zgłaszająca dostaje bezpłatnie jeden odpis skrócony.

Karta zgonu a akt zgonu

Kartę zgonu wystawia osoba stwierdzająca zgon. Zawiera ona dane potrzebne do rejestracji i pochówku; przyczynę śmierci wpisuje się do części statystycznej. Akt zgonu jest wpisem w rejestrze stanu cywilnego. Nie zawiera przyczyny śmierci. Kartę sporządza zwykle lekarz leczący w ostatniej chorobie, a przy zgonie podczas akcji ratunkowej — kierownik zespołu ratownictwa medycznego. Gdy nie można stwierdzić zgonu w ten sposób, oględzin dokonuje lekarz albo osoba powołana przez starostę; ich koszt nie obciąża rodziny. Więcej o tym, kto wystawia kartę zgonu i co się w niej znajduje, przeczytasz w osobnym poradniku.

Do pochówku cmentarzowi przekazuje się część karty z adnotacją USC o rejestracji zgonu. Jeśli rejestr był niedostępny i zgonu nie zarejestrowano w dniu zgłoszenia, po otrzymaniu trzeba dostarczyć także odpis aktu. To dwa dokumenty, które pełnią różne funkcje. Przy uzasadnionym podejrzeniu przestępstwa wymagane jest również zezwolenie prokuratora.

Kto i kiedy zgłasza zgon

Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do pochowania: pozostały małżonek, krewni zstępni lub wstępni, krewni boczni do czwartego stopnia albo powinowaci w linii prostej do pierwszego stopnia. Może to zrobić także jej pełnomocnik. Osobą zgłaszającą nie jest zakład pogrzebowy tylko z racji świadczenia usług. Przy przekazaniu zwłok do celów naukowych zgłoszenia może dokonać upoważniony pracownik publicznej uczelni medycznej lub innej uczelni publicznej prowadzącej badania w naukach medycznych. Jeśli nikt z nich tego nie zrobi, w określonych przypadkach zgłasza gmina.

Zabierz kartę zgonu, dowód osobisty zmarłego i własny dokument tożsamości. Zgłoszenie jest bezpłatne. Zwykły termin to 3 dni od sporządzenia karty; przy chorobie zakaźnej — 24 godziny od zgonu. Terminy zgłoszenia wynikają z tekstu jednolitego Prawa o aktach stanu cywilnego obejmującego zmiany ogłoszone do 9 marca 2026 r. Zasady pochówku omawia poradnik o terminach pochówku.

Odpis aktu zgonu

Zgłaszający otrzymuje jeden bezpłatny odpis skrócony. Następny można zamówić u dowolnego kierownika USC. Odpis skrócony pokazuje aktualną treść aktu, a zupełny — pełną treść aktu i późniejsze wzmianki. Zwykły kolejny odpis skrócony kosztuje 22 zł, a zupełny 33 zł. Wielojęzyczny odpis skrócony kosztuje 22 zł i jest wydawany na papierze. Niektóre odpisy zupełne kosztują 39 zł (m.in. po rejestracji zgonu za granicą) albo 50 zł (po transkrypcji). Pełnomocnictwo administracyjne kosztuje 17 zł; opłaty nie pobiera się, gdy pełnomocnikiem jest małżonek, wstępny, zstępny lub rodzeństwo.

Od 1 stycznia 2026 r. wniosek online składa się przez e-Doręczenia, korzystając z profilu zaufanego albo e-dowodu. Automatyczny odbiór elektroniczny jest dostępny dla wnioskodawcy, jego dziecka, rodzica lub małżonka po płatności online, jeśli akt jest w rejestrze. Zwykły termin wydania wynosi do 7 dni kalendarzowych dla aktu w rejestrze elektronicznym; przy przenoszeniu starszych ksiąg — 7 dni roboczych, gdy księga jest w tym samym urzędzie, albo 10 dni, gdy w innym.

Dziecko martwo urodzone nie otrzymuje aktu zgonu: sporządza się akt urodzenia z adnotacją, jeśli do USC trafi karta martwego urodzenia. Przy nieustalonej tożsamości sporządza się opisowy akt i wydaje wyłącznie odpis zupełny. Zgon na polskim statku morskim lub powietrznym, okręcie wojennym albo wojskowym statku powietrznym rejestruje urząd właściwy dla Warszawy; podobna właściwość dotyczy m.in. zgonu stwierdzonego lub uznanego przez sąd. Od decyzji odmawiającej czynności można odwołać się do wojewody; na odwołanie od odmowy wydania odpisu jest 14 dni. Sprawy po śmierci bliskiej osoby porządkuje checklista.

Jak wykorzystać akt zgonu w kolejnych sprawach

Po otrzymaniu dokumentów sprawdź, czy dane osobowe i data zgonu są zgodne z informacjami, którymi dysponuje rodzina. W razie zauważonej pomyłki zapytaj kierownika USC o właściwy tryb sprostowania, zamiast poprawiać odpis samodzielnie. Sam akt zawiera dane z rejestru, a nie przyczynę śmierci.

Przed złożeniem dokumentu w banku, ubezpieczalni, administracji cmentarza lub innym urzędzie zapytaj, czy wystarczy odpis skrócony, czy potrzebny będzie zupełny. Nie zamawiaj kilku płatnych egzemplarzy bez sprawdzenia wymagań odbiorcy. Jeśli potrzebujesz odpisu w innym języku albo sprawa dotyczy zgonu zarejestrowanego za granicą, skorzystaj z właściwego rodzaju dokumentu opisanego wyżej i upewnij się, że dana instytucja go przyjmie.

Przy wysyłaniu wniosku elektronicznego zachowaj potwierdzenie złożenia i płatności. Jeśli akt nie znajduje się jeszcze w rejestrze elektronicznym, czas oczekiwania może zależeć od miejsca przechowywania księgi. Warto uwzględnić ten termin przy planowaniu innych formalności, szczególnie gdy kolejna instytucja prosi o dokument z USC.