Jeśli pokryłeś koszty pogrzebu i ubiegasz się o zasiłek z ZUS, złóż formularz Z-12. Możesz przekazać go w placówce, pocztą, przez eZUS albo za pośrednictwem upoważnionej osoby. Wysokość i prawo do świadczenia zależą od sytuacji opisanej w poradniku Zasiłek pogrzebowy.
Formularz i sposób złożenia
Formularz Z-12 obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Wypełnij go czytelnie, drukowanymi literami i zaznacz właściwe pola. Aktualny druk i szczegółową instrukcję znajdziesz na stronie ZUS. Możesz złożyć wniosek:
- osobiście w placówce ZUS;
- pocztą;
- elektronicznie przez eZUS;
- przez osobę upoważnioną, w tym zakład pogrzebowy.
Zakład może pomóc w przekazaniu dokumentów, ale sprawdź, kto składa wniosek i na czyje dane.
Dokumenty do wniosku
Dołącz rachunki albo faktury potwierdzające poniesione koszty pogrzebu. ZUS może wymagać także dokumentów potwierdzających pokrewieństwo, zatrudnienie, ubezpieczenie lub inne okoliczności sprawy. Przy zgonie za granicą, pogrzebie za granicą albo urodzeniu martwego dziecka lista załączników jest inna. Zanim wyślesz wniosek, skorzystaj z aktualnej listy dla danego przypadku i sprawdź, czy dokumenty są czytelne.
Wniosek do ZUS dotyczy świadczenia z ZUS. Jeśli sprawa dotyczy KRUS, obowiązuje osobna procedura i właściwy formularz. Zobacz zasiłek pogrzebowy z KRUS oraz zasiłek po pogrzebie za granicą.
Termin i decyzja
Wniosek należy złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci. Jeśli zidentyfikowanie osoby zmarłej albo odnalezienie jej ciała nastąpiło później z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin może być liczony od dnia pogrzebu. Zachowaj potwierdzenie złożenia.
ZUS wypłaca świadczenie w ciągu 14 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do rozstrzygnięcia. Termin nie zawsze biegnie więc od daty wpływu formularza. Jeśli nie zgadzasz się z decyzją, odwołanie wnosi się w ciągu miesiąca od jej doręczenia, zgodnie z pouczeniem dołączonym do decyzji.
Sprawdź, kto ma złożyć wniosek
Zanim wypełnisz Z-12, ustal, kto poniósł koszty pogrzebu i kto ubiega się o świadczenie. Wniosek może złożyć osoba fizyczna, pracodawca, dom pomocy społecznej albo inny uprawniony podmiot — formularz i dokumenty dobiera się do składającego. Gdy kilka osób dzieliło koszty, zachowaj rachunki i sprawdź w ZUS, jak udokumentować udział każdej z nich. Zakład pogrzebowy może przekazać wniosek na podstawie upoważnienia, ale przed podpisaniem sprawdź, czy podał prawidłowego wnioskodawcę i numer rachunku.
W formularzu wypełnij pola zgodnie z instrukcją, używaj drukowanych liter i zaznaczaj właściwe kratki. Porównaj dane z dokumentem tożsamości, aktem zgonu i rachunkami. Przed wysłaniem sprawdź datę śmierci, dane osoby uprawnionej, adres do korespondencji, sposób wypłaty i komplet podpisów. Nie wysyłaj oryginałów rachunków, jeśli instrukcja ZUS dopuszcza kopie lub dokument elektroniczny; potwierdź tę kwestię w aktualnym formularzu.
Różne dokumenty w różnych sprawach
Przy typowym wniosku dołącz dowody kosztów, na przykład rachunki lub faktury. Jeśli wnioskodawca nie jest członkiem rodziny, mogą być potrzebne dokumenty potwierdzające jego związek z kosztami. W przypadku zgonu za granicą ZUS może wymagać zagranicznego dokumentu zgonu i tłumaczenia. Przy urodzeniu martwego dziecka obowiązuje odmienny zestaw dokumentów, bo nie każda sprawa ma standardowy akt zgonu. Zanim złożysz wniosek, wybierz na stronie ZUS właściwy wariant i sprawdź listę załączników; nie opieraj się na pakiecie przygotowanym dla innej sytuacji.
ZUS i KRUS prowadzą odrębne świadczenia. Formularza Z-12 nie wysyła się do KRUS. Jeśli osoba zmarła była objęta ubezpieczeniem rolniczym albo nie wiesz, który organ jest właściwy, sprawdź to przed złożeniem dokumentów, by nie stracić czasu na przekazywanie wniosku między instytucjami.
Zachowaj potwierdzenie i pilnuj odpowiedzi
Termin 12 miesięcy licz od dnia śmierci. Gdy identyfikacja zmarłego lub odnalezienie ciała opóźniły się z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin może biec od dnia pogrzebu. W takim przypadku dołącz dokumenty pokazujące, co i kiedy uniemożliwiło wcześniejsze złożenie wniosku. Potwierdzenie nadania listu, elektroniczne potwierdzenie z eZUS albo pieczęć wpływu zachowaj wraz z kopią całego wniosku.
Jeśli ZUS poprosi o uzupełnienie, sprawdź termin i odpowiedz wskazanym kanałem. Termin 14 dni na wypłatę liczy się od wyjaśnienia ostatniej niezbędnej okoliczności, więc nie zawsze od pierwotnego złożenia. Gdy decyzja odmowna jest niejasna, przeczytaj jej uzasadnienie i pouczenie. Na odwołanie jest miesiąc od doręczenia decyzji; dołącz dokumenty, których organ nie miał wcześniej.
Jeśli koszty poniosło kilka osób
Wnioskodawca powinien wskazać siebie jako osobę lub podmiot ubiegający się o świadczenie oraz udokumentować poniesione wydatki zgodnie z instrukcją ZUS. Jeśli rachunki wystawiono na różne osoby albo część kosztów pokrył pracodawca czy instytucja, nie wpisuj wszystkich wydatków jako własnych bez wyjaśnienia. Zbierz kopie dowodów zapłaty i skonsultuj z ZUS, jak wykazać udział poszczególnych płatników.
Przed złożeniem formularza sprawdź, czy dane wnioskodawcy zgadzają się z rachunkami i czy wskazano poprawny rachunek do wypłaty. Jeśli wniosek przekazuje pełnomocnik, ustal, czy ZUS ma kierować korespondencję do niego czy bezpośrednio do wnioskodawcy. Gdy przedstawiciel pogrzebowy składa dokumenty, zachowaj kopię podpisanego upoważnienia i potwierdzenie wpływu wniosku.
Gdy brakuje rachunku
Jeśli nie masz dowodu zapłaty za usługę, skontaktuj się z jej wykonawcą i zapytaj o duplikat albo dokument potwierdzający transakcję. Zapisz, kto poniósł dany wydatek i na kogo wystawiono rachunek; może to pomóc wyjaśnić różnice między płatnikiem a wnioskodawcą. Przed wysłaniem wniosku sprawdź w aktualnej instrukcji ZUS, czy załącznik ma być oryginałem, kopią czy dokumentem elektronicznym. Jeśli nadal nie wiesz, jak wykazać koszt, skieruj pytanie do ZUS wraz z krótkim opisem swojej sytuacji i zachowaj odpowiedź.