Wzór zawiadomienia pracodawcy o śmierci bliskiego

Poniższe szkice możesz dopasować, gdy jako pracownik informujesz własnego pracodawcę o śmierci bliskiej osoby i pogrzebie. Zawiadom wcześniej, jeśli znasz termin. Gdy nieobecność wynika z nieprzewidzianej przyczyny, poinformuj pracodawcę niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Sprawdź też wewnętrzny sposób zgłaszania.

Co wpisać

Podaj, kogo dotyczy wiadomość, że chodzi o zgon i pogrzeb bliskiej osoby oraz przewidywany okres nieobecności, jeśli jest znany. Nie musisz opisywać przyczyny śmierci. Nie dodawaj danych osobowych ani załączników, których pracodawca nie wymaga.

Liczba dni zwolnienia od pracy zależy od relacji rodzinnej; potocznie bywa ono nazywane urlopem okolicznościowym. Sprawdź szczegóły w poradniku Zwolnienie od pracy po śmierci bliskiego.

Szkic wiadomości elektronicznej

Temat: Zawiadomienie o zgonie i pogrzebie

Dzień dobry,

zawiadamiam o śmierci mojego / mojej [relacja rodzinna] oraz pogrzebie, który odbędzie się [data, jeśli znana]. Proszę o zwolnienie od pracy w związku z tym zdarzeniem.

Przewidywany okres nieobecności: [daty, jeśli znane].

[Imię i nazwisko]

Szkic pisma

[Miejscowość, data]

Do: [pracodawca / dział kadr]

Zawiadamiam o śmierci mojego / mojej [relacja rodzinna] oraz pogrzebie planowanym na [data, jeśli znana]. Proszę o zwolnienie od pracy w związku z tym zdarzeniem.

Przewidywany okres nieobecności: [daty, jeśli znane].

[Imię i nazwisko, podpis]

Przed wysłaniem

Wstaw prawdziwą relację, usuń niewłaściwe warianty i wpisz datę albo okres nieobecności, jeśli już je znasz. Jeśli termin lub czas nieobecności nie jest ustalony, napisz to i uzupełnij informację później. Użyj kanału wymaganego przez pracodawcę; e-mail nie musi być właściwy w każdej firmie.

Te wzory dotyczą pracownika informującego o śmierci bliskiego. Zawiadomienie o śmierci samego pracownika i formalności urzędowe to inna sprawa; zobacz Kogo powiadomić po śmierci. Powrót do obowiązków opisuje tekst Powrót do pracy po stracie.

Jak zgłosić nieobecność

Wybierz kanał wskazany w regulaminie lub przez dział kadr. Jeśli nie masz dostępu do firmowej poczty, zadzwoń do przełożonego albo kadr i zapytaj, czy później trzeba uzupełnić zgłoszenie pisemnie. Przy nieprzewidzianym zdarzeniu najważniejsze jest szybkie poinformowanie pracodawcy; nie czekaj, aż będziesz mieć wszystkie dokumenty.

Wiadomość zachowaj w wysłanej poczcie lub poproś o potwierdzenie przyjęcia. Jeśli data pogrzebu jeszcze nie jest znana, poinformuj o tym i przekaż termin po jego ustaleniu. Pracodawca może poprosić o dokument potwierdzający podstawę zwolnienia, ale nie przesyłaj danych medycznych ani dodatkowych informacji o rodzinie, których nie wymaga.

Wstaw do wzoru tylko prawdziwe dane, usuń niewłaściwe warianty i sprawdź, czy jasno wskazujesz okres nieobecności. Zawiadomienie nie zastępuje późniejszego wniosku lub ewidencji wymaganej w zakładzie pracy. Jeśli pracujesz zmianowo albo pogrzeb wypada w dniu wolnym, skontaktuj się z kadrami, by ustalić sposób rozliczenia.