# Kogo powiadomić po śmierci — urząd, ZUS, bank, pracodawca

URL: https://poradnik-pogrzebowy.pl/formalnosci/kogo-powiadomic-po-smierci/
Kategoria: Formalności po śmierci
Aktualizacja: 2026-10-12

## Najważniejsze w skrócie

- Najpierw zgłoś zgon w USC miejsca zgonu lub znalezienia zwłok. Termin wynosi 3 dni od wystawienia karty, a przy chorobie zakaźnej — 24 godziny od zgonu.
- ZUS i KRUS prowadzą osobne ubezpieczenia. ZUS przyjmuje wniosek Z-12 o zasiłek pogrzebowy; w KRUS używa się formularza SR-26. Kwota zależy od daty śmierci.
- Bank może zwrócić udokumentowane koszty pogrzebu z określonych rachunków. Pracodawca zmarłego rozlicza stosunek pracy, a pracownik organizujący sprawy może uzyskać 1 lub 2 dni zwolnienia.

Nie musisz załatwiać wszystkich spraw naraz. Najpierw zgłoś zgon w urzędzie stanu cywilnego (USC), a następnie skontaktuj się z instytucjami związanymi z ubezpieczeniem, bankiem i pracą zmarłego. Zachowaj kartę zgonu, odpis aktu zgonu i rachunki za pogrzeb — różne sprawy mogą wymagać różnych dokumentów. Kolejność pierwszych czynności podaje [checklista po śmierci bliskiej osoby](/formalnosci/co-zrobic-po-smierci-bliskiej-osoby/).

Żeby nie powtarzać wizyt, przygotuj jedną teczkę na dokumenty i listę instytucji, z którymi zmarły miał sprawy. Zaznacz, które wnioski są pilne, które wymagają oryginału, a które przyjmują kopię. Odpis aktu zgonu i rachunki za pogrzeb przechowuj osobno od karty zgonu; nie każda instytucja potrzebuje tego samego dokumentu. Jeśli ktoś inny będzie składał wnioski, sprawdź wcześniej, czy urząd lub bank wymaga pełnomocnictwa albo dokumentu potwierdzającego pokrewieństwo.

## Urząd stanu cywilnego

Zgon zgłasza się w USC właściwym dla miejsca zgonu albo znalezienia zwłok. Osoba uprawniona do pochowania składa kartę zgonu w ciągu **3 dni** od jej sporządzenia. Przy zgonie na skutek choroby zakaźnej termin wynosi **24 godziny** od zgonu. Zwykle potrzebne są również dowód osobisty zmarłego i dokument tożsamości zgłaszającego. Zgłoszenie jest bezpłatne.

Zgłosić może osoba uprawniona do pochowania, a także jej pełnomocnik. Kierownik USC sporządza akt zgonu, zwykle w dniu zgłoszenia, i wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony. Jeśli rejestr był niedostępny, na karcie pojawia się adnotacja o zgłoszeniu; po późniejszym sporządzeniu aktu urząd wydaje dwa odpisy skrócone. Zgłoszenie zgonu w USC zastępuje wymeldowanie z pobytu stałego i czasowego. Dowód osobisty traci ważność z mocy prawa w dniu śmierci.

## ZUS i KRUS

Jeśli zmarły otrzymywał emeryturę lub rentę z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, skontaktuj się z jednostką ZUS, która wypłacała świadczenie. Wypłata ustaje od miesiąca następującego po miesiącu śmierci. Należności przysługujące do dnia śmierci mogą być wypłacone osobom wskazanym w ustawie; wniosek o ich wypłatę co do zasady składa się w ciągu **12 miesięcy**.

Zasiłek pogrzebowy z ZUS przysługuje osobie lub podmiotowi, który poniósł koszty pogrzebu osoby wskazanej w ustawie. Członek rodziny otrzymuje pełną kwotę, a inni uprawnieni — zwrot udokumentowanych kosztów do wysokości zasiłku. Przy zgonie do **31 grudnia 2025 r.** obowiązywała kwota **4000 zł**; przy zgonie od **1 stycznia 2026 r.** wynosi **7000 zł**. Liczy się data śmierci, nie data wniosku. Wniosek ZUS ma symbol **Z-12**, a prawo do zasiłku wygasa, jeśli wniosku nie zgłoszono w ciągu **12 miesięcy**. Istnieją wyjątki m.in. przy późniejszym odnalezieniu lub identyfikacji zwłok. Szczegóły opisuje [Zasiłek pogrzebowy](/koszty-i-zasilki/zasilek-pogrzebowy/).

KRUS prowadzi ubezpieczenie społeczne rolników. Jeśli zmarły był ubezpieczony lub pobierał świadczenie z Kasy, skontaktuj się z jednostką KRUS, która prowadziła jego sprawę. Formularz zasiłku pogrzebowego ma symbol **KRUS SR-26**. Przy zbiegu zasiłku z ustawy rolniczej i prawa z innych przepisów stosuje się przepisy odrębne. Więcej: [Zasiłek pogrzebowy z KRUS](/koszty-i-zasilki/zasilek-pogrzebowy-krus/).

Przed rozmową z ZUS lub KRUS ustal, z której instytucji zmarły otrzymywał świadczenie. Jeśli nie masz pewności, sprawdź korespondencję i wyciągi bankowe albo zapytaj instytucję, podając dane zmarłego. Przy wniosku o zasiłek zachowaj faktury i inne rachunki, bo podział świadczenia może zależeć od tego, kto rzeczywiście poniósł koszty.

## Bank

Osoba, która poniosła koszty pogrzebu, może przedstawić bankowi rachunki. Z rachunku oszczędnościowego, oszczędnościowo-rozliczeniowego lub lokaty terminowej bank zwraca kwotę wydatkowaną na pogrzeb, do wysokości kosztów urządzenia go zgodnie ze zwyczajami przyjętymi w danym środowisku. Ta wypłata nie wchodzi do spadku. Przepisy o zwrocie kosztów pogrzebu i dyspozycji wkładem na wypadek śmierci nie dotyczą rachunku prowadzonego dla kilku osób. W sprawie dokumentów skontaktuj się z bankiem.

Jeżeli zmarły złożył dyspozycję wkładem na wypadek śmierci, bank wypłaca środki wskazanym bliskim: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu. Łączna kwota jest ograniczona do dwudziestokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw za ostatni miesiąc przed śmiercią. Dyspozycja nie jest częścią spadku.

Przed wizytą zadzwoń do placówki prowadzącej rachunek i zapytaj, jak złożyć dokumenty. Bank może poprosić o akt zgonu, dokument tożsamości i rachunki potwierdzające wydatki pogrzebowe. Zwrot kosztów z rachunku zmarłego jest odrębną podstawą niż dyspozycja na wypadek śmierci, dlatego sprecyzuj, o którą wypłatę pytasz.

## Pracodawca zmarłego

Stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą na małżonka i inne osoby spełniające warunki do renty rodzinnej; jeśli nie ma takich osób, wchodzą do spadku.

Rodzinie może przysługiwać odprawa pośmiertna, jeśli śmierć nastąpiła podczas zatrudnienia albo pobierania zasiłku chorobowego po rozwiązaniu umowy. Jej wysokość zależy od stażu u tego pracodawcy: jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu krótszym niż 10 lat, trzymiesięczne przy stażu co najmniej 10 lat i sześciomiesięczne po co najmniej 15 latach. Gdy pracodawca wykupił ubezpieczenie na życie, wypłaca różnicę, jeśli odszkodowanie jest niższe niż odprawa. Płatnik składek wyrejestrowuje zmarłego z ubezpieczeń zwykle w ciągu **7 dni**; dla pracowników wskazanych w ustawie termin wynosi **30 dni**.

## Twój pracodawca

Jeśli nie możesz przyjść do pracy, zawiadom pracodawcę niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Pracownik otrzymuje płatne zwolnienie na **2 dni** po śmierci i pogrzebie małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma lub macochy. Przysługuje mu **1 dzień** po śmierci rodzeństwa, teściów, dziadków albo osoby pozostającej na jego utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką.

Ubezpieczyciela, wynajmującego, dostawcę mediów, szkołę lub uczelnię powiadamia się zgodnie z umową albo pismem danej instytucji. Sprawdź, czy zmarły miał w tych miejscach aktywne sprawy.

## Kogo zawiadomić i jakie sprawy załatwić

1. **Zgłoś zgon w USC.** Kartę zgonu złóż w urzędzie miejsca zgonu lub znalezienia zwłok w ciągu 3 dni od jej sporządzenia; przy chorobie zakaźnej — w ciągu 24 godzin od zgonu.
2. **Skontaktuj się z ZUS lub KRUS.** Powiadom jednostkę, która wypłacała świadczenie lub prowadziła ubezpieczenie. Wniosek o zasiłek z ZUS ma symbol Z-12, a formularz KRUS — SR-26.
3. **Zachowaj rachunki pogrzebowe.** Mogą być potrzebne do wniosku o zasiłek albo do zwrotu kosztów z rachunku bankowego zmarłego.
4. **Skontaktuj się z bankiem.** Bank wypłaca osobie z rachunkami koszty pogrzebu z określonych rachunków. Sprawdź listę dokumentów i sposób złożenia wniosku w umowie lub w placówce banku.
5. **Powiadom pracodawcę, jeśli zmarły był pracownikiem.** Stosunek pracy wygasa z dniem śmierci. Płatnik składek dokonuje wyrejestrowania i rozlicza należne prawa majątkowe.
6. **Powiadom własnego pracodawcę o nieobecności.** Zgłoś przyczynę nieobecności niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu. Sprawdź, czy przysługuje ci 1 lub 2 dni płatnego zwolnienia.

## Najczęstsze pytania

### W jakim terminie zgłosić zgon w USC?

Kartę zgonu składa się w urzędzie miejsca zgonu albo znalezienia zwłok w ciągu 3 dni od jej sporządzenia. Przy zgonie na skutek choroby zakaźnej termin wynosi 24 godziny od zgonu.

### Czy trzeba osobno zawiadomić ZUS i KRUS?

To odrębne instytucje. Zawiadom jednostkę, która wypłacała emeryturę lub rentę albo prowadziła ubezpieczenie. Druk i sposób złożenia wniosku w KRUS potwierdza właściwa jednostka Kasy.

### Ile wynosi zasiłek pogrzebowy i do kiedy złożyć wniosek?

Przy zgonie od 1 stycznia 2026 r. zasiłek wynosi 7000 zł; przy zgonie do 31 grudnia 2025 r. wynosił 4000 zł. Wniosek trzeba zgłosić w ciągu 12 miesięcy od śmierci, z wyjątkami dotyczącymi późniejszego odnalezienia lub identyfikacji zwłok. W ZUS formularz ma symbol Z-12.

### Czy bank zwróci koszty pogrzebu?

Osoba, która przedstawi rachunki, może otrzymać z rachunku oszczędnościowego, oszczędnościowo-rozliczeniowego lub lokaty terminowej zwrot kosztów pogrzebu do wysokości kosztów urządzenia pogrzebu zgodnie ze zwyczajami przyjętymi w danym środowisku. Te przepisy nie dotyczą rachunku prowadzonego dla kilku osób.

### Ile dni zwolnienia przysługuje po śmierci bliskiej osoby?

Pracownik ma 2 dni z zachowaniem wynagrodzenia po śmierci małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma lub macochy oraz 1 dzień po śmierci rodzeństwa, teścia, teściowej, dziadka, babci albo osoby pozostającej na jego utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką.

### Kto wyrejestrowuje zmarłego pracownika z ubezpieczeń?

Zmarły pracownik traci zatrudnienie z dniem śmierci. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń składa płatnik składek, co do zasady w ciągu 7 dni; w przypadkach wskazanych w ustawie termin wynosi 30 dni.

## Źródła

- Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. — Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 393) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/393/text.pdf
- Ustawa z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 1590) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1590/text.pdf
- Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 384) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/384/text.pdf
- Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 1753) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1753/text.pdf
- Zgłoś zgon — gov.pl (MSWiA, aktualizacja 27.01.2020) — https://www.gov.pl/web/gov/zglos-zgon
- Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 1749) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1749/text.pdf
- Komunikat Prezesa ZUS z dnia 27 stycznia 2026 r. w sprawie kwoty zasiłku pogrzebowego — https://www.zus.pl/-/komunikat-prezesa-zak%C5%82adu-ubezpiecze%C5%84-spo%C5%82ecznych-z-dnia-27-stycznia-2026-r.-w-sprawie-kwoty-zasi%C5%82ku-pogrzebowego
- ZUS — zmiana wysokości zasiłku pogrzebowego od 1 stycznia 2026 r. (29 grudnia 2025 r.) — https://www.zus.pl/-/zmiana-wysoko%C5%9Bci-zasi%C5%82ku-pogrzebowego-od-1-stycznia-2026-r.
- ZUS — zasiłek pogrzebowy (wniosek Z-12, dokumenty, 12 miesięcy) — https://www.zus.pl/swiadczenia/zasilki/zasilek-pogrzebowy
- Ustawa z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 1770) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1770/text.pdf
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 199) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/199/text.pdf
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Prawo bankowe (tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 38) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/38/text.pdf
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1245/text.pdf
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jednolity, Dz.U. 2014 poz. 1632) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2014/1632/text.pdf