# Akt zgonu — gdzie zgłosić zgon i jak dostać odpis

URL: https://poradnik-pogrzebowy.pl/formalnosci/akt-zgonu/
Kategoria: Formalności po śmierci
Aktualizacja: 2026-10-12

## Najważniejsze w skrócie

- Do USC składa się kartę zgonu. Zgłoszenie następuje zasadniczo w ciągu 3 dni od jej sporządzenia, a przy chorobie zakaźnej — w ciągu 24 godzin od zgonu.
- Akt zgonu sporządza kierownik USC. Zgłaszający otrzymuje bezpłatnie jeden odpis skrócony. Kolejny skrócony kosztuje 22 zł, a zwykły zupełny 33 zł.
- Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do pochowania, osobiście lub przez pełnomocnika. Wymagane są karta zgonu, dowód zmarłego i dokument tożsamości zgłaszającego.
- Karta zgonu i akt zgonu to różne dokumenty. Przy pochówku cmentarz otrzymuje część karty z adnotacją USC; gdy rejestr był niedostępny, wymagany jest później także odpis aktu.

Akt zgonu sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego (USC) po zgłoszeniu śmierci. Zgon zgłasza się w USC właściwym dla miejsca zgonu albo znalezienia zwłok — nie według adresu zameldowania. Osoba zgłaszająca dostaje bezpłatnie jeden odpis skrócony.

## Karta zgonu a akt zgonu

Kartę zgonu wystawia osoba stwierdzająca zgon. Zawiera ona dane potrzebne do rejestracji i pochówku; przyczynę śmierci wpisuje się do części statystycznej. Akt zgonu jest wpisem w rejestrze stanu cywilnego. Nie zawiera przyczyny śmierci. Kartę sporządza zwykle lekarz leczący w ostatniej chorobie, a przy zgonie podczas akcji ratunkowej — kierownik zespołu ratownictwa medycznego. Gdy nie można stwierdzić zgonu w ten sposób, oględzin dokonuje lekarz albo osoba powołana przez starostę; ich koszt nie obciąża rodziny. Więcej o tym, [kto wystawia kartę zgonu](/formalnosci/karta-zgonu/) i co się w niej znajduje, przeczytasz w osobnym poradniku.

Do pochówku cmentarzowi przekazuje się część karty z adnotacją USC o rejestracji zgonu. Jeśli rejestr był niedostępny i zgonu nie zarejestrowano w dniu zgłoszenia, po otrzymaniu trzeba dostarczyć także odpis aktu. To dwa dokumenty, które pełnią różne funkcje. Przy uzasadnionym podejrzeniu przestępstwa wymagane jest również zezwolenie prokuratora.

## Kto i kiedy zgłasza zgon

Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do pochowania: pozostały małżonek, krewni zstępni lub wstępni, krewni boczni do czwartego stopnia albo powinowaci w linii prostej do pierwszego stopnia. Może to zrobić także jej pełnomocnik. Osobą zgłaszającą nie jest zakład pogrzebowy tylko z racji świadczenia usług. Przy przekazaniu zwłok do celów naukowych zgłoszenia może dokonać upoważniony pracownik publicznej uczelni medycznej lub innej uczelni publicznej prowadzącej badania w naukach medycznych. Jeśli nikt z nich tego nie zrobi, w określonych przypadkach zgłasza gmina.

Zabierz kartę zgonu, dowód osobisty zmarłego i własny dokument tożsamości. Zgłoszenie jest bezpłatne. Zwykły termin to 3 dni od sporządzenia karty; przy chorobie zakaźnej — 24 godziny od zgonu. Terminy zgłoszenia wynikają z tekstu jednolitego Prawa o aktach stanu cywilnego obejmującego zmiany ogłoszone do 9 marca 2026 r. Zasady pochówku omawia [poradnik o terminach pochówku](/formalnosci/terminy-pochowku/).

## Odpis aktu zgonu

Zgłaszający otrzymuje jeden bezpłatny odpis skrócony. Następny można zamówić u dowolnego kierownika USC. Odpis skrócony pokazuje aktualną treść aktu, a zupełny — pełną treść aktu i późniejsze wzmianki. Zwykły kolejny odpis skrócony kosztuje **22 zł**, a zupełny **33 zł**. Wielojęzyczny odpis skrócony kosztuje 22 zł i jest wydawany na papierze. Niektóre odpisy zupełne kosztują **39 zł** (m.in. po rejestracji zgonu za granicą) albo **50 zł** (po transkrypcji). Pełnomocnictwo administracyjne kosztuje 17 zł; opłaty nie pobiera się, gdy pełnomocnikiem jest małżonek, wstępny, zstępny lub rodzeństwo.

Od 1 stycznia 2026 r. wniosek online składa się przez e-Doręczenia, korzystając z profilu zaufanego albo e-dowodu. Automatyczny odbiór elektroniczny jest dostępny dla wnioskodawcy, jego dziecka, rodzica lub małżonka po płatności online, jeśli akt jest w rejestrze. Zwykły termin wydania wynosi do 7 dni kalendarzowych dla aktu w rejestrze elektronicznym; przy przenoszeniu starszych ksiąg — 7 dni roboczych, gdy księga jest w tym samym urzędzie, albo 10 dni, gdy w innym.

Dziecko martwo urodzone nie otrzymuje aktu zgonu: sporządza się akt urodzenia z adnotacją, jeśli do USC trafi karta martwego urodzenia. Przy nieustalonej tożsamości sporządza się opisowy akt i wydaje wyłącznie odpis zupełny. Zgon na polskim statku morskim lub powietrznym, okręcie wojennym albo wojskowym statku powietrznym rejestruje urząd właściwy dla Warszawy; podobna właściwość dotyczy m.in. zgonu stwierdzonego lub uznanego przez sąd. Od decyzji odmawiającej czynności można odwołać się do wojewody; na odwołanie od odmowy wydania odpisu jest 14 dni. Sprawy po śmierci bliskiej osoby porządkuje [checklista](/formalnosci/co-zrobic-po-smierci-bliskiej-osoby/).

## Jak wykorzystać akt zgonu w kolejnych sprawach

Po otrzymaniu dokumentów sprawdź, czy dane osobowe i data zgonu są zgodne z informacjami, którymi dysponuje rodzina. W razie zauważonej pomyłki zapytaj kierownika USC o właściwy tryb sprostowania, zamiast poprawiać odpis samodzielnie. Sam akt zawiera dane z rejestru, a nie przyczynę śmierci.

Przed złożeniem dokumentu w banku, ubezpieczalni, administracji cmentarza lub innym urzędzie zapytaj, czy wystarczy odpis skrócony, czy potrzebny będzie zupełny. Nie zamawiaj kilku płatnych egzemplarzy bez sprawdzenia wymagań odbiorcy. Jeśli potrzebujesz odpisu w innym języku albo sprawa dotyczy zgonu zarejestrowanego za granicą, skorzystaj z właściwego rodzaju dokumentu opisanego wyżej i upewnij się, że dana instytucja go przyjmie.

Przy wysyłaniu wniosku elektronicznego zachowaj potwierdzenie złożenia i płatności. Jeśli akt nie znajduje się jeszcze w rejestrze elektronicznym, czas oczekiwania może zależeć od miejsca przechowywania księgi. Warto uwzględnić ten termin przy planowaniu innych formalności, szczególnie gdy kolejna instytucja prosi o dokument z USC.

## Zgłoszenie zgonu i odbiór odpisu aktu zgonu

1. **Uzyskaj kartę zgonu.** Zgon i jego przyczynę stwierdza lekarz leczący w ostatniej chorobie albo, gdy zgon nastąpił w trakcie akcji medycznej, kierownik zespołu ratownictwa medycznego. Gdy nie można ustalić zgonu w ten sposób, zgon stwierdza się na podstawie oględzin przeprowadzonych przez lekarza albo, gdy lekarza brak, przez inną osobę powołaną przez starostę. Osoba stwierdzająca zgon wypełnia kartę zgonu.
2. **Zgłoś zgon we właściwym urzędzie.** Osoba uprawniona do pochówku składa kartę w urzędzie stanu cywilnego miejsca zgonu albo miejsca znalezienia zwłok. Ma na to 3 dni od dnia sporządzenia karty, a przy chorobie zakaźnej 24 godziny od zgonu.
3. **Podpisz protokół zgłoszenia.** Zgłoszenie dokumentuje protokół podpisany przez zgłaszającego i kierownika urzędu. Akt zgonu sporządza się na podstawie karty i tego protokołu, co do zasady w dniu zgłoszenia.
4. **Odbierz bezpłatny odpis skrócony.** Po rejestracji zgłaszający dostaje z urzędu jeden odpis skrócony. Administracji cmentarza przekazuje się część karty zgonu z adnotacją urzędu. Jeśli rejestr był niedostępny, urząd adnotuje kartę, a po rejestracji wydaje dwa odpisy skrócone. Przepis każe wtedy złożyć administracji także odpis. To dwa dokumenty obok siebie.
5. **Zamów kolejny odpis, jeśli jest potrzebny.** Wniosek składa się w dowolnym urzędzie stanu cywilnego albo przez gov.pl, profilem zaufanym lub e-dowodem. Od 1 stycznia 2026 r. wniosek internetowy idzie przez e-Doręczenia. Zwykła opłata to 22 zł za odpis skrócony i 33 zł za odpis zupełny.

## Najczęstsze pytania

### Gdzie zgłosić zgon?

W urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca zgonu albo znalezienia zwłok, a nie według miejsca zameldowania.

### Ile jest czasu na zgłoszenie zgonu?

Kartę zgonu składa się w ciągu 3 dni od jej sporządzenia. Gdy zgon nastąpił wskutek choroby zakaźnej, zgłoszenia dokonuje się w ciągu 24 godzin od zgonu.

### Kto może zgłosić zgon?

Osoba uprawniona do pochowania lub jej pełnomocnik. Jeśli zwłoki przekazuje się do celów naukowych, zgłoszenia może dokonać upoważniony pracownik właściwej uczelni publicznej. W określonych przypadkach zgłasza gmina.

### Ile kosztuje odpis aktu zgonu?

Pierwszy odpis skrócony zgłaszający dostaje bezpłatnie. Kolejny skrócony kosztuje 22 zł, zwykły zupełny 33 zł. Niektóre odpisy zupełne mają stawkę 39 zł albo 50 zł.

### Czy akt zgonu zastępuje kartę zgonu przy pochówku?

Nie. Do pochówku potrzebna jest część karty zgonu z adnotacją USC. Gdy urząd nie mógł zarejestrować zgonu w dniu zgłoszenia, administracji cmentarza składa się później także odpis aktu.

## Źródła

- Obwieszczenie Marszałka Sejmu z 12 marca 2026 r. — tekst jednolity Prawa o aktach stanu cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 393) — https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2026/393
- Obwieszczenie Marszałka Sejmu z 7 listopada 2025 r. — tekst jednolity ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz.U. 2025 poz. 1590) — https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/1590
- Ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej — tekst jednolity (Dz.U. 2025 poz. 1154) — https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/1154
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 7 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz.U. 2023 poz. 2734) — https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2023/2734
- gov.pl — Zgłoś zgon — https://www.gov.pl/web/gov/zglos-zgon
- gov.pl — Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) — https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-odpis-aktu-stanu-cywilnego-urodzenia-malzenstwa-zgonu